3 способа оценки результатов обучения персонала

Чтобы создавать полезные курсы для работников, компания вкладывает время и деньги. Обидно, если ресурсы не оправдают себя из-за того, что сотрудники плохо справились с обучением или вовсе не прошли его. Таких ситуаций можно избежать, если контролировать процесс и вовремя корректировать программу или систему мотивации.

Оценка результатов обучения персонала поможет узнать, как сотрудники справляются с материалами, и даже «защитить» новый курс перед руководством. А чтобы получать объективные результаты, процесс контроля можно автоматизировать.

В статье расскажем:

• зачем отслеживать обучение сотрудников;
• какие способы можно использовать;
• какие показатели обучения необходимо оценивать.

Зачем нужна оценка результатов обучения персонала

Если вы разработали обучение, загрузили его в LMS и назначили сотрудникам, это не значит, что работа с курсом окончена. Теперь нужно узнать, как слушатели с ним справились, какие материалы изучали с интересом, а какие пролистывали, почему кто-то не прошёл занятия до конца. 

Когда у вас будут результаты аналитики, вы сможете: 

• Выявить, как сотрудники усвоили материал. Представьте, что у компании вышло обновление по продукту и вы, как руководитель обучения, назначили менеджерам по продажам курс, который знакомит их с изменениями. Если отслеживать процесс обучения, вы будете точно знать, сколько человек прошли курс и готовы применять знания на практике, как справились с тестами, какой средний балл у слушателей.
• Улучшить качество обучения. Можно долго экспериментировать с форматами курса и гадать, какие подходят слушателям, а в каких нет смысла. Чтобы не тратить время и деньги на разработку лишних материалов, проанализируйте статистику обучения.

Допустим, вы видите, что больше половины слушателей плохо сдают итоговый тест. Возможно, вопросы не соответствуют учебным материалам, сотрудники сталкиваются с технической ошибкой и ответы не засчитываются или какая-то тема вызывает затруднения.

Если отслеживать обучение, вы быстрее найдёте причину и сможете устранить неполадки в системе или скорректировать программу — например, провести дополнительный вебинар и добавить больше практических заданий. 

• Рассчитать рентабельность инвестиций. Обучение сотрудников — это бизнес-инвестиция, которая должна окупаться. Часто в компаниях знают, сколько вложили в программы, но не понимают, как обучение повлияло на результаты. Если регулярно отслеживать процесс и изучать аналитику, у вас будут подробные отчёты, которые помогут оценить окупаемость курсов.

ROI — индикатор эффективности инвестиций — не единственный показатель, который нужно учитывать. В статье «Расчёт эффективности обучения персонала: от опросников к ROI» рассказываем, на какие ещё критерии стоит обращать внимание.

• Доказать эффективность обучения. Чтобы разрабатывать новые обучающие программы, нужны инвестиции. Статистика поможет доказать главе компании и инвесторам, что обучение сотрудников эффективно и в него нужно вкладывать деньги.

Например, в компании Cozy Home запустили онлайн-обучение продавцов, и сотрудники учились отрабатывать возражения клиентов с помощью диалоговых тренажёров. Через полгода проанализировали результаты и выяснили, что формат эффективен: магазины стали перевыполнять план продаж на 4–6%. Руководителю отдела обучения такая информация пригодится, чтобы доказать топ-менеджменту необходимость регулярного обучения.

Как оценить прогресс обучения персонала: 3 способа

Отслеживать обучение можно вручную, например заносить данные в электронную таблицу, или с помощью специальных сервисов. Какой способ выбрать — зависит от количества сотрудников и числа запущенных курсов в компании, а ещё от целей анализа. Расскажем о трёх вариантах, чтобы вам было проще определиться. 

LMS — лучший способ отслеживать обучение сотрудников

LMS (Learning Management System) или, как её ещё называют, СДО (система дистанционного обучения), — это сервис, с помощью которого компании организуют электронное обучение сотрудников и управляют им. На платформу загружают учебные материалы и назначают курсы сотрудникам. Система автоматически собирает статистику, на базе которой можно создать отчёты. 

LMS — лучший способ отслеживать обучение сотрудников, потому что она помогает:

• Автоматизировать рутинные задачи. Допустим, обучение проходят всего 20 сотрудников и вам нужно выяснить, как каждый из них усвоил материал и сколько времени потратил на занятия. Без LMS придётся собрать данные по каждому слушателю, внести их в электронную таблицу или бумажную форму и регулярно обновлять. В такой ситуации легко запутаться и забыть, что сотруднику нужно назначить новый курс, а на проверку уйдёт много времени.

В LMS данные по каждому слушателю формируются автоматически. Например, вы можете оценить успеваемость одного менеджера или всего филиала, увидеть, какие темы вызывают затруднения. А ещё не придётся тратить время, чтобы записывать сотрудников на курсы и напоминать о старте обучения: система сделает это автоматически.  

• Анализировать данные. Бывает, что слушатели быстро пролистывают одни занятия и подолгу задерживаются на других. Узнать, почему так происходит, можно с помощью опроса. Но для этого придётся вручную обработать и проанализировать его результаты.

LMS позволяет детально анализировать, как слушатели взаимодействуют с учебными материалами, например:

• в каком темпе проходят уроки;
• как справляются с заданиями;
• сколько секунд изучают тот или иной слайд.

В LMS все данные собраны в удобные таблицы. Руководитель обучения может настраивать фильтры так, чтобы видеть необходимую информацию

• Фиксировать всё пройденное обучение. В некоторых случаях сотрудники предприятия обязаны проходить обучение, например инструктаж по охране труда или технике безопасности. Если организовать занятия в LMS, вы будете точно знать, кто и в какие сроки прошёл инструктаж.

В системе удобно отслеживать и прогресс слушателей.

Например, в компании «Кухни Экспресс» внедрили онлайн-курсы для дизайнеров, которые работают в магазинах-франчайзи по всей стране. Данные из LMS помогают специалистам по обучению контролировать уровень подготовки каждого дизайнера. А ещё сотрудники дают обратную связь, по результатам которой в программы вносят изменения. Так система обучения всегда остаётся актуальной и соответствует бизнес-показателям компании-франчайзи.

Система управления обучением (TMS) — расширенные административные функции

TMS (Training Management System) — это специальная программа для управления обучением. Если в LMS работают с обучением и организаторы курсов, и слушатели, то TMS предназначена только для организаторов. В TMS можно: 

• планировать бюджет курсов;
• управлять датами обучения;
• внедрить онлайн-регистрацию;
• принимать платежи;
• продвигать курсы;
• создавать отчёты для бизнес-аналитики.

В TMS удобно проанализировать бизнес-показатели обучения, например его рентабельность

TMS пригодится в компаниях с развитой системой обучения и большим количеством сотрудников — так проще планировать бюджет и изучать аналитику. Программа понадобится и крупным онлайн-школам, которые продают курсы. 

Таблицы Excel и Google — недорогие обходные пути

Не у каждой компании есть возможность и необходимость покупать LMS. Но даже если в организации 10–20 человек и проводятся только очные занятия, оценка результатов обучения персонала всё равно нужна. Для неё можно использовать электронные таблицы: Microsoft Excel или Google Sheets. 

Минус способа: данные о занятиях, слушателях и их результатах придётся вносить вручную. Работу немного облегчат фильтры: если их настроить, получится отслеживать, кто прошёл курс, а кто ещё нет, а также какие результаты у слушателей.

Электронные таблицы — доступный, но не самый удобный способ отслеживать обучение сотрудников

Какие показатели обучения нужно отслеживать

Какие метрики оценки обучения отслеживать, зависит от целей компании, количества сотрудников и содержания курсов — универсального списка показателей нет. Для начала анализируйте наиболее важные метрики, о которых мы расскажем ниже. Их можно узнать, даже если в компании нет LMS и вы проводите очное обучение.

Процент завершения обучения. Метрика показывает, сколько сотрудников прошли курс или тренинг до конца. Знать количество слушателей нужно, чтобы:

• контролировать прохождение обязательного обучения, так как от этого зависит безопасность работы сотрудника и компании;
• понимать, насколько сотрудники вовлечены в процесс обучения. Если показатель завершения курса высокий, значит, материал актуален для слушателей. Если вовлечённость низкая, надо разобраться в причинах. Возможно, у сотрудников не хватает мотивации, материал слишком сложный или они вообще не знают, что можно пройти курс.

Общий показатель завершения обучения можно разбить на сегменты — например, по отделам или должностям. Так будет проще понять, какая группа отстаёт.

Процент сдавших/несдавших. С помощью метрики можно увидеть, как сотрудники справляются с контрольными материалами, например тестами. 

Допустим, большинство сотрудников правильно решают задания с первой попытки. С одной стороны, это говорит о том, что они хорошо усвоили материал. С другой — тест мог оказаться слишком простым, а значит, бесполезным. Бывает и так, что у многих «незачёт». Возможно, дело в некорректно составленных вопросах или пробелах в содержании курса. Чтобы не было «сюрпризов», отслеживайте эту метрику после каждого курса и при необходимости корректируйте учебные или контрольные материалы.

Изменения софт-скилов. Анализировать динамику твёрдых навыков проще, чем мягких. Сотрудник либо знает, что делать, либо нет — тогда результаты теста покажут это сразу. 

Чтобы проверить софт-скилы, проводят оценку методом «360 градусов». Суть процедуры в следующем: ответственный за оценку по определённой методике собирает отзывы коллег о сотруднике, которого надо проверить. Затем анализирует ответы и оценивает, как изменились софт-скилы человека. 

Опросить сотрудников можно через бумажные анкеты или с помощью LMS. В последнем случае на это потребуется несколько часов, а не дней. 

Например, в ГК ЦВТ для оценки руководителей методом «360 градусов» выбрали LMS. Сотрудники — коллеги и подчинённые — заполняют анкеты на платформе. Данные опросов используют, чтобы составить индивидуальный план развития для каждого руководителя.

Результаты опроса после обучения. Этот показатель поможет понять:

• как слушатели оценивают процесс обучения;
• насколько интересными или сложными были материалы и задания для проверки;
• чего сотрудникам не хватило в обучении, а что показалось им лишним.

Опираясь на ответы слушателей, получится доработать программу и сделать обучение полезным и интересным

Какая LMS подойдёт для отслеживания обучения сотрудников

Существует почти 1000 систем дистанционного обучения. Когда будете выбирать подходящую LMS, обратите внимание на такие критерии:

• в программе есть возможность не только загружать готовые курсы, но и создавать свои;
• у системы понятный интерфейс — и для администратора, и для пользователя;
• есть удобный раздел для аналитики и создания отчётов;
• можно планировать обучение прямо в системе.

Эти и другие функции есть в iSpring Learn. На платформе можно создавать лонгриды, загружать аудио- и видеоматериалы, разрабатывать проверочные задания. 

А чтобы вам было удобнее отслеживать метрики оценки результатов обучения, есть наглядная система отчётности. В ней можно посмотреть, сколько и какие курсы прошли сотрудники за определённый период, как справились с проверочными заданиями, какие ошибки допустили. Данные легко отфильтровать, чтобы, например, проанализировать результаты отдела или каждого сотрудника. 

Часто задаваемые вопросы

Как отслеживать прохождение обучения сотрудников? Есть три основных способа: LMS, TMS и электронные таблицы.

• LMS — это лучший вариант, потому что в системе можно создавать курсы, анализировать данные, автоматизировать рутинные задачи вроде назначения курса или оценки успеваемости отдела.
• TMS используют и в корпоративном, и в коммерческом обучении. Здесь тоже можно анализировать результаты слушателей, а ещё создавать отчёты для бизнес-аналитики, отслеживать онлайн-регистрации, продавать и продвигать курсы.
• Электронные таблицы — самый недорогой способ отслеживать обучение. Подходит, если в компании мало сотрудников или курсов, есть только очные тренинги.

Читайте по теме: Как оценить эффективность электронного обучения в компании

Как вести учёт обучения на рабочем месте? Оптимальный способ — использовать LMS. В программе все данные сохраняются автоматически, они не потеряются и всегда будут под рукой.

Как проводить аудит обучения персонала? Создайте список курсов, проанализируйте показатели, изучите производительность сотрудников, которые прошли обучение. Оцените, насколько результаты соответствуют целям обучения. Подробно о том, что отслеживать и какие методы использовать, рассказали в статье «Аудит системы обучения персонала: когда и зачем проводить».