Организация онлайн-обучения: пошаговое руководство из 8 этапов

Корпоративное обучение можно организовать в онлайн-, офлайн- или гибридном формате. Подходящий вариант зависит от целей и возможностей компании, её «разветвлённости» и количества сотрудников. У онлайн-обучения есть несколько преимуществ. Например, бизнес может экономить на очных мероприятиях и в сжатые сроки обучать максимальное количество персонала независимо от того, в каком регионе находятся офисы. 

Чтобы сделать дистанционный курс полезным для сотрудников и не усложнять процессы, нужно продумать, как организовать онлайн-обучение. Мы подготовили пошаговое руководство, которое поможет запустить курс и не потратить много времени и денег. Кроме этого, вы узнаете:

• зачем планировать бюджет курса,
• какую платформу для обучения выбрать,
• какие форматы контента можно использовать.  

Шаг 1. Определите цель

У каждой компании свои причины внедрять онлайн-обучение. Рассмотрим пример: покупатели сети магазинов жалуются, что продавцы навязывают услуги или грубят. Возможно, сотрудники не владеют техникой продаж. В таком случае нужно обучить всех продавцов единым стандартам работы — для этого можно запустить онлайн-курс. 

Чтобы сформулировать цели, которых нужно достичь с помощью онлайн-обучения, действуйте по этапам.

Выявите проблемы и потребности компании. Для этого проведите опрос среди сотрудников или клиентов. Например, в ходе него может выясниться, что у менеджеров по продажам низкий процент закрытых сделок, потому что сотрудники не владеют навыками отработки возражений. Или новички на линейных позициях увольняются раньше, чем закончится испытательный срок, потому что в компании нет системы онбординга.

Сформулируйте цели по SMART. Это значит, что они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени.

Цель из левой колонки конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограничена по времени, а формулировка в правой колонке слишком абстрактная

Определите приоритеты. Этот шаг нужен, если целей несколько. Допустим, в первую очередь нужно выстроить систему онбординга для менеджеров по продажам, а на следующем этапе создать для них обучение по продукту.

Разработайте план действий. Укажите задачи, которые нужно решить, и инструменты, которые для этого понадобятся. Чтобы план был наглядным, можно использовать сервисы для создания дорожной карты или планирования проектов.

Шаг 2. Выберите платформу для обучения

Есть несколько способов, как можно организовать дистанционное обучение. Например, преподаватель может вести вебинары через Zoom или отправлять сотрудникам на корпоративную почту ссылки на видео, книги или учебные материалы. Такие варианты не всегда удобны: бывает сложно собрать слушателей в одно время или проверить, кто прочитал материалы, а кто даже не открыл письмо. 

Ещё один способ проводить обучение онлайн — использовать систему дистанционного обучения (СДО, или LMS — Learning Management System). У такого варианта есть несколько преимуществ:

• LMS может стать базой знаний компании: на платформе удобно хранить любые учебные материалы, например видео- и аудиолекции, записи вебинаров, гайды и чек-листы, электронные книги;
• сотрудники проходят курсы в удобное для них время;
• специалисты по обучению могут загружать в LMS готовые курсы, планировать занятия для разных категорий сотрудников и анализировать результаты обучения.

На рынке представлено около 1000 LMS, в которых можно организовать онлайн-обучение для сотрудников компании. Подробнее о том, на что обращать внимание перед покупкой платформы, мы рассказывали в статье «Как выбрать систему дистанционного обучения для вашего бизнеса», а в этом материале перечислим основные критерии.

Требования к безопасности и скорость внедрения системы. LMS можно установить на сервер компании или использовать в облаке. 

• Серверные решения обычно выбирают организации, которым важен высокий уровень безопасности данных, например государственные предприятия. Чтобы установить, настроить и запустить такую систему, потребуется не меньше двух месяцев. 
• Облачные версии работают на сервере компании — поставщика LMS. Чтобы начать работу на платформе, нужно зарегистрироваться, добавить материалы и подключить пользователей. Обычно на это уходит пара дней.

Интерфейс. Он должен быть понятным и для организаторов, и для участников обучения. Так сотрудники быстро разберутся, как работать на платформе. Например, интерфейс LMS iSpring Learn не перегружен лишними элементами, поэтому в нём легко ориентироваться.

В личном кабинете iSpring Learn сотрудник видит, какие курсы ему назначены, сколько длится каждый и что он получит в результате обучения, — никаких лишних кнопок

Загрузка материалов в разных форматах. Проверьте, что LMS поддерживает курсы в формате SCORM. Это важно, потому что, если вы захотите перейти на другую LMS, материалы откроются на большинстве СДО. А ещё благодаря SCORM сохраняется прогресс в занятиях, можно оставлять обратную связь слушателям или использовать модули в разных курсах. 

Если планируете использовать платформу не только для обучения, но и как базу знаний, убедитесь, что она поддерживает популярные форматы: MP3, MP4, PDF, DOC, XLS, PPT. Так вы сможете загружать видеоуроки, аудиозаписи, документы и презентации. 

Подробнее о том, как ещё компании применяют дистанционные форматы, мы рассказывали в статье «E-Learning в бизнесе: как использовать электронное обучение в 2024 году»

Автоматизация обучения. Нужна, чтобы упростить работу по управлению обучением. Например, на некоторых платформах можно сделать так, чтобы новички автоматически получали уведомление о старте welcome-тренинга.  

Аналитика. Без этого не получится отслеживать результаты обучения по каждому сотруднику, отделу и всей компании. 

Интеграция с другим ПО. Позволяет расширить функции LMS, чтобы сделать обучение удобнее и эффективнее. Например, к некоторым СДО можно подключить CRM, сервисы видеосвязи, продукты 1С.

Наличие мобильного приложения. С ним сотрудники смогут учиться даже без интернета.

Эти и другие возможности доступны в системе дистанционного обучения iSpring Learn. Платформа поддерживает курсы в SCORM-формате, а ещё на ней можно создавать лонгриды и задания для проверки, загружать презентации, аудио- и видеоматериалы. У iSpring Learn есть мобильное приложение, поэтому сотрудники могут проходить курсы без интернета. 

В платформу встроена удобная система аналитики: отчёты формируются автоматически. На понятных графиках можно посмотреть, какие курсы прошли сотрудники, оценить результаты обучения по каждому человеку или отделу, узнать, где слушатели ошибались чаще всего. 

Шаг 3. Рассчитайте бюджет

Когда определитесь с целями обучения и выберете сервисы, с помощью которых будете запускать онлайн-курс, посчитайте, сколько это будет стоить. В бюджет нужно внести:

• стоимость подписки на LMS или другие сервисы, например платформу для вебинаров, конструктор онлайн-курсов;
• расходы на зарплату сотрудникам, которые будут запускать обучение, или оплату услуг подрядчиков;
• затраты на дополнительное оборудование, например ПК для методолога.

Сравните общий бюджет на онлайн-обучение с расходами на очный формат и определите, выгодно ли запускать дистанционный курс. 

Например, в компании «Эконика» после запуска онлайн-занятий расходы на обучение сократились почти на 40%. Это стало возможным, потому что компания стала тратить меньше денег на аренду залов для тренингов, оплату билетов, проживания и питания для тренеров.

Шаг 4. Подберите формат контента

В корпоративном обучении используют разные виды контента — например, статьи, презентации, видеолекции, диалоговые тренажёры, тестовые задания. Формат зависит от целей обучения, образовательных задач и категории сотрудников, которые проходят курс. 

Собрали в таблицу основные виды контента и указали, какие образовательные задачи можно решить с их помощью.

Форматы контента можно распределить и в зависимости от категории сотрудников. Например, статьи, презентации и лонгриды подойдут для всех слушателей — и даже новичков в компании. Диалоговые тренажёры будут актуальны для сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами: менеджеров по продажам, продавцов-консультантов, операторов кол-центров, администраторов. Симуляторы ПО и скринкасты пригодятся специалистам, которые работают с установленными в компании программами, например CRM, 1С, базами данных.

Шаг 5. Разработайте контент

Когда вы выбрали LMS и определили, какие форматы контента будете использовать, остаётся подготовить учебные материалы и загрузить их на платформу. Есть три варианта, как можно создавать контент.

Купить готовые курсы. Способ подходит, если компания планирует запустить обучение по базовым направлениям, которые нужны всем сотрудникам и не зависят от сферы. Например, курсы по софт-скилам, работе с универсальными программами или технике безопасности. 

Запустить готовую программу обычно дешевле и быстрее, чем создавать её с нуля. Но у купленного обучения есть и недостатки. Например, содержание не учитывает специфику отрасли, а примеры могут устареть.

Заказать разработку у подрядчиков. Этот вариант выбирают компании, которым нужно решить сложные бизнес-задачи — например, обучить сотрудников определённой технике продаж или разработать курс по управлению рисками для топ-менеджеров. 

Главное преимущество заказного обучения — его создают профессиональные методисты и педагогические дизайнеры, которые умеют заинтересовывать людей. К тому же сотрудникам компании не придётся тратить время и разбираться в работе СДО — всему научит подрядчик. К минусам можно отнести высокую цену, длительные сроки разработки и необходимость допускать к внутренним процессам компании посторонних людей.

Создать курсы самостоятельно. Вариант оптимален, если нужно разработать много материалов, которые учитывают специфику компании. Например, создать обучение по продуктам или работе с корпоративным ПО. 

Обычно для разработки таких курсов привлекают внутренних экспертов, поэтому на создание материалов уходит меньше времени, чем если бы вы сотрудничали с подрядчиками. У такого подхода есть и минусы — нужно научить сотрудников собирать курсы.

Чтобы подготовить материалы, можно использовать конструкторы онлайн-курсов — например, iSpring Suite. Вот что можно делать с помощью сервиса:

• создавать аудио-, видео- и текстовый контент;
• разрабатывать тестовые задания;
• конструировать диалоговые тренажёры;
• записывать скринкасты;
• создавать интерактивные инструкции и памятки.

В iSpring Suite получится сделать курсы с учётом специфики вашей компании. В этом поможет библиотека контента, в которой собрано более 80 тысяч фото персонажей, локаций, офисных предметов. А ещё можно создавать персонажей в корпоративном стиле и добавлять собственные фото. В конструкторе от iSpring удобно собирать проверочные задания. Чтобы тесты показывали реальный уровень знаний сотрудников, при разработке применяйте принципы таксономии Блума — мы рассказывали о них в статье «Как проверять знания сотрудников с помощью таксономию Блума».

В iSpring Suite доступно 14 видов тестовых заданий, а собрать тест можно не выходя из PowerPoint

У iSpring Suite знакомый интерфейс: он работает как надстройка над PowerPoint, то есть создать курс можно прямо в редакторе презентаций. Курсы, разработанные в iSpring Suite, поддерживаются более чем в 150 LMS, поэтому наверняка подойдут и для вашей платформы. 

Шаг 6. Протестируйте и скорректируйте материалы

Когда курс готов, загрузите его на платформу дистанционного обучения. Однако прежде чем назначать программу всем сотрудникам, протестируйте её на фокус-группе. Для этого добавьте в LMS 10–20 пользователей. Пусть это будут и сотрудники отделов, на которых рассчитано обучение, и специалисты из других сфер. Первые смогут оценить, насколько обучение соответствует реальной работе, а вторые отметят, понятно ли изложена информация для тех, кто «не в теме». 

Назначьте сотрудникам обучение и установите дедлайн. Когда участники фокус-группы закончат курс, попросите их ответить на несколько вопросов, например:

• Какие проблемы были при использовании платформы? Например, не сразу нашли нужный курс, много лишних вкладок, долго открывались материалы.
• Какие проблемы были во время прохождения курса? Например, не загружались видеоматериалы, текст на презентации был слишком мелким, обрезались картинки. Опишите проблемы и укажите, с какого устройства проходили курс.
• Какие трудности возникли, когда изучали материал? Например, было слишком много теории или её непонятно объяснили.
• Какие задания понравились больше всего?
• Напишете пять плюсов и пять минусов дистанционного обучения, опираясь на опыт прохождения этого онлайн-курса.

Проанализируйте обратную связь и статистику по курсу в LMS: сколько времени ушло на обучение, в каких заданиях сотрудники допустили ошибки, насколько успешно справились с проверочными заданиями. На основе анализа статистики и обратной связи внесите изменения в курс — после этого можно запускать массовое обучение сотрудников.

Шаг 7. Запустите курс

Прежде чем назначить курс сотрудникам, проведите подготовительную работу. Это нужно, чтобы будущие слушатели познакомились с новым форматом обучения и поняли, зачем им тратить на это время. Можно действовать по этапам:

• Проведите встречу для сотрудников, которые будут проходить онлайн-обучение. Расскажите, почему выбрали или решили перейти на такой формат, приведите в пример кейсы других компаний. 
• Анонсируйте конкретный курс и объясните, какую пользу получат сотрудники после его прохождения. Для этого можно сделать интересный заголовок. Например, назовите курс не «Техники продаж», а «10 приёмов, которые помогут вам больше продавать и зарабатывать». Публикуйте информацию о курсе во всех корпоративных каналах.
• «Продайте» онлайн-обучение руководителям подразделений. Они имеют больше влияния на своих сотрудников, поэтому смогут убедить их в пользе такого формата. Чтобы заинтересовать руководителей, пригласите их в качестве экспертов курсов или сначала создайте обучение специально для них — так они на практике оценят преимущества дистанционных занятий.
• Чтобы вовлечь сотрудников в обучение, внедрите систему мотивации. Можно начать с нематериальных поощрений — например, прямо в LMS выдавать награды или сертификаты за достижения. Если сотрудники должны проходить курсы регулярно, подумайте о материальной мотивации. Например, раз в полгода можно проводить соревнования на знание рабочих процессов и вручать победителям полезные подарки: подписки на сервисы, абонементы в фитнес-клуб, сертификаты в магазины.

После запуска первого курса соберите обратную связь и проанализируйте процесс: как сотрудники приняли новый формат, активно ли проходили обучение, сработала ли система мотивации. 

Шаг 8. Оцените эффективность обучения

Оценивать эффективность курса стоит не раньше чем через шесть месяцев после запуска. Один из способов — посчитать ROI. Эта метрика покажет, окупились ли вложения в обучение персонала. 

Чтобы определить ROI, используйте формулу:

Например, компания потратила на организацию онлайн-курса по продажам 500 тысяч рублей. Все менеджеры прошли обучение, объём продаж вырос, и в общей сложности сотрудники принесли компании 1 млн рублей. Считаем ROI:

(1 млн – 500 тыс.) ÷ 500 тыс. × 100 = 100

Допустим, что на курс по технике переговоров компании потратила те же 500 тысяч, а вот прибыль составила 300 тысяч. В этом случае ROI будет отрицательным:

(300 тыс. – 500 тыс.) ÷ 500 тыс. × 100 = –40

От результатов подсчёта зависят решения по обучению, которые будут принимать в компании.

В зависимости от показателей ROI можно планировать дальнейшую работу по обучению: продолжать в том же формате или пересмотреть структуру и содержание курса

ROI — самый простой способ оценить эффективность обучения, но эта метрика показывает только экономический результат. Для более детального анализа используют модель Киркпатрика и Филлипса. Кроме экономических критериев, здесь учитывается реакция слушателей на курс, то, как они усвоили материал, используют ли они знания в работе. 

Как организовать дистанционное обучение: главное

Корпоративное онлайн-обучение позволяет бизнесу экономить, оперативно обучать максимальное количество сотрудников, внедрять единые стандарты работы во всех филиалах. Запустить онлайн-формат можно за восемь шагов:

1. Определите и сформулируйте цель дистанционного обучения по методике SMART.
2. Выберите, как будет организовано обучение: через сервисы видеосвязи, корпоративную базу знаний или систему дистанционного обучения. 
3. Рассчитайте бюджет на запуск онлайн-обучения и сравните его с расходами на очный формат.
4. Подберите форматы контента в зависимости от целей обучения, образовательных задач и категории сотрудников.
5. Разработайте контент: самостоятельно, через подрядчиков или купите готовый курс.
6. Протестируйте курс на фокус-группе и при необходимости скорректируйте материалы.
7. Анонсируйте курс, расскажите, какую пользу получат сотрудники, и запустите обучение.
8. Оцените эффективность обучения спустя шесть месяцев после запуска: рассчитайте ROI и используйте методику Киркпатрика и Филлипса.

Запустить онлайн-обучение непросто, но, если действовать шаг за шагом, всё получится. Чтобы сэкономить время и деньги, опирайтесь на эту инструкцию и адаптируйте этапы под сферу компании.