Дистанционное обучение: 5 советов по организации elearning в компании

Как организовать дистанционное обучение: 5 советов

Дистанционное обучение становится все более актуальным. Используя современные технические достижения, вы можете одновременно повышать квалификацию сотрудников из филиалов, оперативно доносить и обновлять информацию, потому что та информация, которая была актуальна вчера, сегодня уже устарела.

Как организовать дистанционное обучение с нуля? Вы сотрудник отдела обучения, и понимаете, что для оптимального развития бизнеса вам нужно внедрить eLearning в компанию, но не знаете, с чего начать? Тогда вам, возможно, окажутся полезными приведенные ниже советы.

Совет 1. Поставьте цели и задачи

Если вы поставите цель: запустить дистанционное образование, чтобы просто научить сотрудников, то получите обучение ради обучения, это заведомо ложный путь. А вот если вы желаете, чтобы через определенное время после внедрения eLearning ваши сотрудники приобрели необходимые навыки, то вы нацелены на результат.

Неправильная цель Правильная цель
Запустить дистанционное обучение, чтобы сотрудники в свободное время могли изучать инструкции К открытию нового филиала к 1 июля в Воронеже нужно обучить штат из 50 продавцов, 20 торговых представителей по продуктовой линейке из 10 бытовых насосов

Продумайте критерии, по которым можно будет оценить, успешно вы внедряете онлайн-обучение или нет. Например, после прохождения обучения в вашей компании выросли продажи, сократились расходы на тренеров, которым раньше требовалось ездить по регионам (оплата командировок, проезда и проживания) и т.д.

Определите краткосрочные и долгосрочные цели. Используйте тактику “маленьких шагов”. Например, краткосрочной целью может быть запуск пилотного проекта или создание тизера вашего дистанционного обучения.

Долгосрочные цели ставятся на год-два вперед. Когда вы уже запустили дистанционное обучение и прошли пилотный проект (о котором поговорим дальше подробнее).

Неправильная задача Правильная задача
Автоматизировать HR-процессы с помощью системы дистанционного обучения Обучить сотрудников осуществлять миграцию между базами 1С

Поставьте цели, определите задачи и выработайте план, по которому будет двигаться завтра, через месяц и через год после начала обучения. Разделите весь процесс на этапы.

Совет 2. Выберите инструменты под свои задачи

Как правило, при внедрении дистанционного обучения используются такие инструменты: вебинары, электронные курсы, видеолекции и тесты. Вы можете собрать программу обучения используя только один инструмент или используя так называемое смешанное обучение — чередовать вебинары, курсы, видеолекции, тесты и даже очные занятия. Для организации смешанного обучения подойдут системы дистанционного обучения (еще называют СДО, Learning Management System, LMS) — они закрывают все задачи: можно назначать электронные курсы и тесты, проводить вебинары, вести календарь очных занятий. Подробнее, что эта за система, читайте в LMS: руководство по использованию.

Рассмотрим подробнее для каких целей лучше использовать каждый из инструментов.

Вебинар

Вебинары нужны в случае, если при проведении занятия нужна обратная связь. Это занятие, которое проводится онлайн, причем спикер может находиться в любом месте, будь то офис компании, кафе или дом. Присутствовать на вебинаре могут одновременно сотрудники из нескольких филиалов, при этом качеств обучения не страдает, а расходы на очные занятия сокращаются.

Читая материал в формате вебинара, вы можете одновременно показывать презентации, включать видеоролики, отправлять участникам ссылки на ресурсы. В свою очередь участники могут пользоваться чатом, задавать вопросы. Лекцию вы сможете записать и отправить сотрудникам для закрепления материала.

Необходимо отметить, что вебинар — не самый экономный вариант обучения. Бизнес-тренеру нужно готовиться к занятию, которое не все ученики смогут посетить в силу занятости. Вебинары подойдут для презентации простых товаров, небольших групповых занятий. Обычно вебинаров достаточно для обучения в компаниях до 100 человек.

Если планируете проводить вебинары, советуем ознакомиться с книгой М. Мердока «Взрыв Обучения: 9 правил эффективного виртуального класса».

М. Мердок: взрыв обучения

Из книги узнаете, как избежать типичных ошибок при проведении вебинара и управлять вниманием слушателей.

Система дистанционного обучения (СДО)

Это виртуальный класс, в котором обучение происходит в любой точке мира, пользователям можно назначать учебные курсы, организовать тестирование, провести вебинар.

СДО используют для решения следующих задач:

  1. Создать учебную базу компании. В системе можно электронные курсы, видео, тренажеры, инструкции, книги и тесты. Базой данных сможет пользоваться любой из ваших сотрудников, где бы он ни находился.
  2. Удаленно обучать персонал. Вы сможете назначить отдельный курс для любого из сотрудников или целой группы.
  3. Проверять знания сотрудников. Для вашего удобства в системе есть возможность составить статистику успеваемости, посещаемости и прогресса для каждого из сотрудников.
  4. Организовать обмен опытом. Во внутренних чатах ученики могут обмениваться мнениями по поводу изученного материала, задавать вопросы более опытным работникам и наставникам.

Например, необходимо провести обучение сотрудников отдела продаж. Из теоретического материала оформляется курс обучения, а на вебинаре коуч дает практическое задание и отвечает на вопросы учеников.

Еще один кейс применения систем дистанционного обучения:

Если вы хотите запустить дистанционное обучение побыстрее, оптимальным решением для вас будет выбор облачной платформы. При использовании системы с установкой на сервер вы можете столкнуться с проблемами. Например, вам может потребоваться IT-специалист для ее установки и обслуживания, и если в вашей компании нет такого полезного человека со специальным техническим образованием, дополнительные расходы вам обеспечены. Срок запуска — 3-4 месяца.

Облачные системы не требуют установки на сервер, для работы с ними нужен лишь доступ в интернет. Запустить ее вы сможете за 1-2 дня, а обучение можно начать сразу после регистрации. Управлять ею сможет 1 человек, не обладающий специальными навыками. Если планируете использовать СДО, вам будет полезна статья-обзор популярных систем дистанционного обучения.

Редактор курсов

У некоторых платформ, например Docebo есть встроенный редактор, но он имеет ограниченный функционал, например нельзя создавать тесты после курса. Поэтому сразу советуем приобрести 1 лицензию редактора. Существующие решения можно изучить в статье-обзоре редакторов курсов.

Если вы знакомы с программой PowerPoint, то с легкостью сделаете слайды с текстом и графикой, в которые можно добавить анимацию, записать видео. Вам понадобятся инструменты для создания электронных курсов и тестов. Выбор инструментов играет большую роль на стадии верстки электронного курса. И даже если нет специального образования, то помогут простые в использовании сервисы iSpring Suite.

В статье профессиональный разработчик Олег Буйлов пишет: «iSpring Suite можно рекомендовать для экономичной и быстрой разработки стандартных курсов своими силами». Этот продукт упростит процесс создания курсов. Редактор удобен тем, что это не самостоятельная программа, она дополняет PowerPoint. Также в редакторе есть возможность добавлять в слайды интерактив, используя отдельные приложения. Библиотека редактора нацелена на российскую аудиторию, что поможет вам при оформлении презентаций. И по цене редактор iSpring Suite значительно дешевле аналогов.

Совет 3. Разрабатывайте электронные курсы на старте самостоятельно

Разработка курсов — это дорого. Самый простой курс из слайдов обойдется вам от 50-300 тысяч рублей. Видеокурс с возможностью интерактива и диалоговыми тренажерами может стоить до 1 млн. О том, из чего складывается стоимость курса можете почитать статью.

Сколько стоят онлайн-курсы?

На старте проекта придется вносить много правок в существующий курс, а с подрядчиками это сделать сложно. К тому же без навыка разработки курсов вы не сможете составить правильное техническое задание для подрядчиков. Как следствие, получаете плохой результат и напрасно потраченные деньги.

Также сторонние разработчики могут не знать особенностей вашего бизнеса, а потому не обеспечат должного экспертного уровня.

На старте проекта курсы можно сделать самостоятельно, это значительно дешевле. А уже при масштабировании elearning на всю компанию, можно обратиться к сторонним разработчикам. На тот момент вы уже “набьете шишки” и будете точно знать, как выглядит работающий курс.

Совет 4. Создайте тестовую группу и проведите пилотный запуск проекта

Пилотный запуск — это тест-драйв вашего курса. С его помощью вы сможете оценить качество системы обучения, найти ошибки и сделать материал максимально полезным. В корпоративном обучении часто недооценивают значение пилотного запуска, вследствие чего сотрудники неохотно обучаются по неотработанной системе. Запуск системы обучения сразу после разработки без отлаживания на фокус-группе может сильно снизить ее эффективность и приведет к потере времени и денег.

Для проведения генеральной репетиции вашей системы обучения вам понадобится тестовая группа. В компании может быть довольно большое количество сотрудников. Ни к чему проводить занятия сразу со всеми. В тестовую группу можно взять небольшое количество потенциально лояльных компании сотрудников, после работы с которыми вы определите слабые места выбранной системы обучения. Из опроса фокус-группы вы поймете, сложно или легко было использовать систему, как открылся курс и какие трудности возникли в процессе. Для фокус-группы достаточно 10 специалистов. Обкатывают обычно на опытных сотрудниках, представителях отдела продаж.

Обратная связь очень важна. Составьте максимально подробную анкету, чтобы не упустить важных моментов. Пусть она включает несколько десятков вопросов. Анкета поможет вам быстро обработать информацию, и после того, как она будет собрана, вы внесете необходимые изменения в систему и сделаете доступнее для своих сотрудников.

Анкета для обратной связи может включать такие вопросы:

  1. Что понравилось в курсе?
  2. Было ли обучение интересным?
  3. Удобно ли было изучать материал?
  4. Какие дополнения можно внести?
  5. Встречались ли ошибки?
  6. Какие навыки вы получили после прохождения курса?
  7. Чем занятия помогут в вашей работе?
  8. Материал курса подобран последовательно?
  9. Встречались ли сложные вопросы?
  10. Работает ли обратная связь?

При проведении опросов выделите для себя людей, которые наиболее активно и развернуто дают ответы и предлагают варианты улучшения системы. Это поможет сформировать собственный коллектив внутренних экспертов. Активное взаимодействие с ними поможет вам делать работу продуктивнее. Пользуясь их опытом и советами, вы сформируете новые идеи для развития компании. Выберите приемы для их мотивации.

Для сбора обратной связи используйте отчеты в СДО. Современные системы имеют десятки различных отчетов, которые не только помогут оценить знания, но и оценить сложность курса. Подробнее о том, как метрики в СДО помогают сделать обучение эффективнее читайте в статье.

Например, iSpring Online имеет ряд метрик, которые помогут оценить работоспособность курса:

  • анализ ответов и количества попыток — позволит узнать среднюю оценку и распределение ответов пользователей по каждому вопросу. Отчеты по итогам обучения в LMS
  • отбор популярных материалов — вы сможете узнать, какие материалы наиболее популярны среди пользователей и имеют больше просмотров. Используя эту информацию, вы сможете предлагать наиболее актуальный контент.Наиболее популярные учебные курсы
  • расчет средней длительности просмотра — о времени, проведенном пользователем на конкретных слайдах. Отчет о длительности прохождения курсов
  • наличие обратной связи — вы сможете проводить различные опросы для улучшения своего контента.Обратная связь по итогам курса

Если ваши сотрудники учатся с удовольствием, если вы видите положительные результаты, процесс обучения внутри компании оптимизирован — значит система работает на бизнес.

Совет 5. Проведите PR-кампанию дистанционного обучения

Внутренний PR поможет поднять авторитет дистанционного обучения, ваши сотрудники будут заниматься по собственному желанию, а не по принуждению начальства. Элементами PR могут быть новости, анонсы, тизеры курсов, видео с приветствиями, награды и поздравления.

Тизер — это подготовительный этап, который поможет расположить сотрудников к внедрению новой для них формы обучения, покажет ожидающие их возможности и преимущества, вызовет интерес и энтузиазм. Тизер вполне под силу сделать самостоятельно, а вашим будущим ученикам будет приятно увидеть живой материал в видеоролике или презентации.

В этом видео показан отлично разработанный тизер по внедрению новой системы обучения в университете Флориды:

Мотивация сотрудников — важная составляющая успеха вашего проекта. Учащиеся должны понимать, для чего лично им будет полезно обучение и где они смогут применить полученные знания.

Запуск eLearning, как и любого долгосрочного проекта, требует тщательной подготовки. От того, насколько проработаны идея, цели и задачи вашего дистанционного обучения, зависит, будет ли успешным его внедрение в компанию.

Приведенные в статье советы могут показаться очевидными, но многие специалисты отдела обучения допускают ошибки, которые потом обходятся компании в сотни тысяч рублей. У вас есть возможность их избежать и использовать все возможности дистанционного обучения.