LMS — что такое система управления обучением?

LMS (Learning Management System, с англ. система управления обучением) — это хранилище учебных материалов — видеоуроков, лекций, презентаций, книг и курсов, доступ к которым можно получить с любого устройства в любой точке мира.

Что такое LMS

Аббревиатура складывается из трех слов:

LMS (Learning Management System, с англ. система управления обучением) — это хранилище учебных материалов — видеоуроков, лекций, презентаций, книг и курсов, доступ к которым можно получить с любого устройства в любой точке мира.

Аббревиатура складывается из трёх слов:

Learning – обучать. С помощью LMS вы создаете единую базу электронных курсов и учебных материалов. Такая база — настоящий кладезь знаний по вашей теме. Благодаря ей вы сохраняете и наращиваете внутреннюю экспертизу компании.

Management – управление. Обучением управляет администратор. Он назначает пользователям курсы и тесты, проверяет домашнее задание.

System – электронная система. LMS вместо вас проверяет тесты и фиксирует, сколько времени учился каждый пользователь. Данные система формирует в виде сводного отчёта, чтобы вам было проще оценить уровень подготовки сотрудников.

В России LMS также называют системами дистанционного обучения (СДО), обзор самых популярных решений на российском рынке читайте в статье «Сравнение ТОП-11 популярных СДО».

Системы управления знаниями чаще используют коммерческие компании, чтобы обучать тысячи сотрудников по всему миру. Это дает несколько преимуществ:

1. Сокращает затраты на обучение: оплата перелетов, гостиниц для тренеров и так далее.
2. Помогает поддерживать на одном уровне осведомленность сотрудников как центрального офиса, так и филиалов.
3. Увеличивает скорость обучения при появлении новой линейки продуктов или открытии нового подразделения. Ведь доступ к онлайн-курсам сотрудники могут получить в любое время, а управлять системой может один человек из любой точки мира. Нужен лишь выход в интернет.

О возможностях систем дистанционного обучения для решения образовательных задач смотрите видеоролик:

LMS и LCMS — в чем разница?

Часто LMS путают с LСMS, но это разные вещи. LCMS — это тоже система управления. Только с её помощью управляют не обучением людей, а контентом. Аббревиатура расшифровывается как Learning (обучение) Content (содержание, наполнение) Management (управление) System (электронная система).

LCMS подтягивает курсы из различных библиотек и формирует учебную программу под потребности каждого студента. Например: на старте новый сотрудник проходит тест на знание английского, и система по итогам тестирования подбирает курсы.

В LMS проходит обучение по уже существующим программам, заранее загруженными администраторами. LMS работает с готовым учебным контентом, в отличие от LCMS, которая формирует его динамически.

Как работает LMS?

LMS часто сравнивают с виртуальным классом, в котором вы обучаете студентов или сотрудников в любой точке мира, а также отслеживаете успеваемость. Рассмотрим, как работать в LMS, на примере iSpring Online. Чтобы запустить обучение, вам нужно будет сделать всего 3 шага:

1. Подготовить материалы для обучения и загрузить в систему. В список материалов можно включить лекции, опросы, видеоуроки и вебинары, книги или презентации —  в зависимости от разработанной системы обучения.

Загрузка учебных материалов в LMS iSpring Learn

2. Назначить материалы пользователям. Теперь пользователи могут изучить учебную программу, по завершении которой пройдут тест.

Управление пользователями в LMS iSpring Learn

3. Отслеживать статистику. LMS автоматически формирует отчёты по успеваемости пользователей. В режиме реального времени вы можете проверить, сколько человек изучили курс, какой балл получили за тест и какие ошибки допустили.

Статистика по результатам обучения в LMS iSpring Learn

Системы позволяют отслеживать такие параметры:

• как часто заходил пользователь на портал
• сколько учебных материалов изучил
• какие ошибки допустил в тесте

Администратор LMS может в любой момент получить информацию о любом из обучающихся.

Какие функции у LMS? 

Системы управления обучением предлагают широкий спектр функций для организации и автоматизации учебного процесса.

Размещение учебного контента. LMS позволяет загружать и хранить образовательные материалы в разных форматах: видео, презентации, текстовые документы и интерактивные задания. Это обеспечивает доступ к учебным ресурсам в любое время и с любого устройства.

Контроль  результатов обучения. Система автоматизирует процесс регистрации студентов, отслеживает прогресс каждого обучающегося, фиксирует выполнение заданий и участие в тестах. Можно настроить отчёты по подразделениям, чтобы увидеть групповую динамику и учитывать, сколько времени пользователь потратил на каждый модуль.

Разграничение уровней доступа. LMS позволяет настроить уровни доступа к различным материалам и функциям. Например, администраторы могут редактировать контент, преподаватели — создавать курсы, а учащиеся — только проходить обучение. Это поможет избежать хаоса в учебных материалах: никто не сможет случайно удалить или переместить важную информацию. Также можно назначать обучения не всему персоналу сразу, а определенному отделу и сохранять конфиденциальность важных документов.

Взаимодействие участников процесса обучения. LMS предусматривает инструменты для взаимодействия участников процесса: чаты, форумы и комментарии. Это помогает наладить обратную связь и организовать обсуждения учебных материалов и заданий к курсам.

Интеграции. Например, LMS, соединенная с HR-системой компании, может автоматически подтягивать в свою базу данные о сотрудниках, а значит  вам не придется делать двойную работу. Когда вы внесете новичка в систему управления персоналом, платформа обучения автоматически создаст ему аккаунт и назначит вводный курс. Если человек уволится, доступ к материалам будет закрыт.

Преимущества и недостатки LMS

Какие LMS бывают?

Разновидности существующих систем управления знаниями

Также обратите внимание на стоимость платформы для обучения. Конечно, она может быть и бесплатна (например, Moodle), но для администрирования понадобится штат специалистов. Обычно их используют в университетах либо учебных центрах. Для корпоративного обучения чаще используются платные сервисы. Их интерфейс проще и понятней для пользователя, установка легче, а для использования не нужны специальные ресурсы. Абонентская плата таких систем не превышает затрат на штат сотрудников, необходимых для администрирования Moodle.

Где применяют LMS?

1. Адаптация новых сотрудников
   LMS позволяет создать единый стандарт вводных курсов, где новички могут изучить историю и структуру компании, внутренние правила, познакомиться с бизнес-процессами, должностными обязанностями и корпоративной культурой. Welcome-курс ускоряет интеграцию нового сотрудника в коллектив. Особенно это будет полезно для адаптации удалёнщиков.
2. Продуктовое обучение
   Чем больше персонал знает о продукте, тем лучше для бизнеса. Если продавец знаком с неочевидными фишками и преимуществами товара, может рассказать о сценариях использования и ориентируется в новинках, клиент с большей вероятностью купит продукт. Например, с помощью LMS можно проинформировать сотрудников о новой коллекции в обувном магазине или изменении в рецепте в пиццерии, а затем проверить, как они всё усвоили с помощью теста.
3. Наставничество
   Опытные сотрудники могут загрузить учебные материалы и инструкции для новичков на платформу. LMS возьмёт на себя рутинные задачи по онбордингу: познакомит стажёра с типовыми регламентами и базовыми знаниями о работа. А у наставника освободиться больше времени, чтобы обучать новичка на реальных задачах и давать обратную связь.
4. Аттестация и оценка персонала
   С помощью LMS легко организовать регулярное тестирование знаний или финальную аттестацию после прохождения курса, а также провести оценку компетенций сотрудников. Создавайте анкеты и на основе результатов разрабатывайте план дальнейшего развития сотрудника в компании.
5. Накопление экспертизы в компании
   LMS поддерживает концепцию непрерывного обучения. Сотрудники могут изучать новые технологии, тренды и методы работы. Таким образом будет повышаться общая квалификация команды.
6. Создание базы знаний
   База знаний позволяет систематизировать информацию по рабочим процессам компании и функциям сотрудников. Её можно отнести к самостоятельной форме обучения: когда сотрудник автономно закрывает свои информационные пробелы.

Как организовать обучение с LMS?

Запуск и настройка системы дистанционного обучения могут занять от недели до нескольких месяцев. Сроки зависят от готовности ИТ-инфраструктуры компании, количества подразделений и сотрудников. Рассмотрим основные этапы внедрения LMS.

Определить цели и задачи обучения
Какие знания или навыки необходимо развить у учащихся? Опросите руководителей о том, какие направления нужно усилить, или проведите предварительную аттестацию сотрудников, чтобы увидеть пробелы в знаниях.

Выбрать LMS в соответствии с потребностями и ресурсами организации

При выборе системы обратите внимание на удобство интерфейса, поддержку нужных вам типов контента и уровней доступа пользователей, наличие интеграций с вашими корпоративными сервисами и доступность LMS на разных устройствах — компьютерах, планшетах, смартфонах, скорость и простоту внедрения.

Подготовить и загрузить учебные материалы

Начать можно с простых форматов, например, лонгридов и постепенно добавлять более сложные, например, интерактивные курсы или диалоговые тренажеры. Также важно предусмотреть в учебной программе способы проверки знаний.

Настроить LMS

Назначьте администраторов, откройте доступ к аналитике руководителям отделам, настройте интеграции с другими сервисами, а также автоматизацию, чтобы система сама назначала курсы, напоминала о дедлайнах и готовила отчеты.

Запустить обучение

Оповестите пользователей о начале курсов: отправьте инструкции по доступу к системе и обучающим материалам. Мотивируйте участников завершать обучение с помощью напоминаний и поощрений.

Анализируем результаты

Полученные данные о прогрессе учащихся можно использовать для внутренней оценки эффективности курсов и LMS-платформы. На основе этой информации вы можете обновлять материалы, изменять программу курсов, улучшать следующие циклы обучения.

Альтернатива LMS

Компаниям доступны и другие методы развития профессиональных навыков сотрудников, помимо LMS. 

Очные тренинги. Обучение происходит с помощью практических упражнений, ролевых игр и кейсов. На воркшопах или семинарах участники в небольших группах на практике отрабатывают полученные знания и навыки. Организация таких мероприятий требует затрат на аренду помещения, если в офисе нет подходящего, оплату тренеров. Для компаний с множеством филиалов в разных городах очные тренинги не всегда целесообразны: трудно синхронизировать обучение всех сотрудников, что приводит к неравномерному уровню подготовки и дополнительным расходам на командировки. 

Временная ротация сотрудников. Например, можно отправить маркетолога в отдел продаж, это поможет ему лучше понимать потребности покупателей и улучшит навыки ведения переговоров. Однако это скорее точечное решение: массовая ротация может нарушить отлаженные бизнес-процессы.

Онлайн и офлайн-курсы для обучения персонала профессиональным и мягким навыкам. Занятия могут проходить очно или дистанционно. Однако есть риск, что курсы, рассчитанные на широкую аудиторию, не будут учитывать специфику отрасли и нюансы организационных процессов вашей компании.

Какой именно метод обучения выбрать — зависит от бюджета и целей организации. Но если вы хотите непрерывно обучать сотрудников без огромных затрат, можно нанять специалиста по развитию. Он будет подбирать обучающие материалы в виде вебинаров, книг, бесплатных лекций, а также составлять онлайн-курсы в LMS.

Как выбрать LMS?

Выбор системы — самый важный момент в запуске дистанционного обучения. Вот чек-лист, по которому вам будет проще принять решение:

• Справочные материалы. Располагает ли сайт компании точными данными о функциях и возможностях системы обучения, есть ли раздел ответов на часто задаваемые вопросы?
• Техподдержка. Возможно, вам будет необходимо задать вопросы менеджеру либо техническому специалисту. Насколько оперативно дают обратную связь? Является ли помощь квалифицированной?
• Администрирование. Как настраивается система, есть ли сложности в настройке пользовательских профилей и обработке материалов?
• Кастомизация. Как быстро настраивается портал в соответствии с требованиями вашего корпоративного стиля?
• Демо-версия. Есть ли возможность попробовать ознакомительный вариант перед покупкой платной платформы ?
• Удобство интерфейса. Возможно ли самостоятельно изучить функционал системы, не прибегая к помощи технических документов?
• Внесение изменений в контент. Может ли автор учебного курса самостоятельно редактировать материал после того, как он загружен на сервер организации?
• Разработка тестов. Предусмотрена ли программой возможность разрабатывать тесты различных типов, опросы, решать их в режиме реального времени с моментальным выведением итогового результата?
• Проведение вебинаров. Сможете ли вы самостоятельно вести и сохранять вебинары? Насколько удобно пользование вебинарной комнатой? Соответствует ли ее вместимость количеству обучающихся?
• Чаты, форумы. Могут ли пользователи в процессе обучения обмениваться сообщениями, создавать обсуждения и вести микроблоги?
• Получение прибыли. Позволяют ли характеристики купленной платформы продавать учебные курсы?
• Кроссплатформенность. Работает ли система на планшетах или смартфонах? Просматриваются ли материалы  курса в корректном виде с телефона или планшета?
• Геймификация. Для стимулирования учебного процесса в некоторых системах вам будут предложены различные рейтинги, могут использоваться бейджики.
• Добавление участников. Могут ли желающие зарегистрироваться самостоятельно? Возможно ли автоматическое добавление из списка?
• Изменение профиля. Есть ли у обучающихся возможность дополнять или менять параметры своего профиля, а также видеть собственные достижения?
• Объединение пользователей в группы. Сможете ли вы группировать пользователей для того, чтобы назначить каждой группе индивидуальное направление учебы?
• Поиск и фильтры. Доступен ли поиск нужного человека в общей базе?
• Изменение статуса. Возможно ли изменять настройки прав доступа?
• Опросы. Сможете ли вы проводить массовые опросы?
• Отправка уведомлений. Будет ли пользователь получать уведомление, если в системе происходят различные изменения, например, назначается очередной курс или для него отправлено сообщение?
• Очные занятия. Учитываются ли итоги обучения, проведенного в очной форме?
• Шаблоны отчётов. Располагает ли система возможностью составления различных популярных отчетов для отслеживания достижений пользователей?
• Уникальные отчёты. Сможете ли вы составлять уникальные отчёты?
• Вопросы планирования. Есть ли в системе функция составления календарей, графиков обучения, которые позволят спланировать процесс для объединений или отдельных учащихся?
• Платежи. Сколько будут стоить продукты и услуги, оплачиваемые единоразово при внедрении системы?
• Стоимость подписки. Из каких параметров складываются расценки годовой подписки, какие факторы влияют на её величину?

Каждая система имеет как преимущества, так и недостатки. Выбирайте в зависимости от запросов организации, особенностей учебного процесса и наличия корпоративного портала. Следующим этапом будет знакомство с условиями, тестирование и покупка лицензии. Затем — настройка учебного портала, формирование и загрузка материала для обучения и списков учащихся. Система сама будет учитывать посещаемость, подводить итоги, составлять рейтинги, контролировать усвоение знаний. Вам останется лишь выдать сертификаты о прохождении обучения.

Обзор LMS iSpring Learn

Всё необходимое для онлайн-обучения и оценки персонала предоставит платформа электронного обучения iSpring Learn. Это простая и удобная LMS для бизнеса.

Траектории обучения. Вы можете составить набор курсов, которые объединены в один учебный план. К примеру, вводное обучение для стажёров или годовой план развития менеджера по продажам.

Широкие возможности для создания учебного контента. Создавайте лонгриды — длинные статьи, в которые, можно добавить текст, цитаты, фото, упражнения и видеоролики, дополняйте материалы тестами и заданиями в свободной форме. Время прохождения тестов можно ограничить, например, это часто используется при проверке когнитивных способностей.

Поддержка разных устройств.. Пользоваться платформой можно не только на компьютере, но и на планшете и смартфоне. С приложением для iOS и Android учиться можно в любом месте даже без интернета.

Оформление в корпоративном стиле.. Можно оформить учебный портал iSpring Learn по брендбуку компании: изменить цвета, загрузить логотип и даже переименовать URL-ссылку для входа в сервис. 

Детальная аналитика. Все результаты кандидатов у вас перед глазами. Наглядные отчёты в iSpring Learn покажут, кто прошёл тест, с каким результатом и где допустил ошибки.

Интеграция с популярными сервисами. .  В iSpring Learn доступны для интеграции более 30 приложений и сервисов. Подключите те, которыми вы уже пользуетесь в компании. Проводите вебинары и онлайн-тренинги с помощью Zoom, Microsoft Tems и МТС Link. Обучайте и тестируйте соискателей в связке с системами подбора персонала E-Staff и «Хантфлоу»: кандидаты автоматически получат тесты и напоминания о дедлайнах, а LMS проверит результаты.