Особенности WebTutor: Обзор системы для онлайн-обучения

Чтобы быстро познакомиться с платформой WebTutor, кратко ответим на пять простых вопросов:

• Что это такое?
• Кто это разработал?
• Какими возможностями обладает?
• Кому интересен и кто им пользуется?
• Сколько стоит?

WebTutor — модульная платформа, которая помогает создать корпоративный HR-портал и автоматизировать бизнес-процессы, связанные управлением персоналом: подбор, оценку, тестирование, обучение и развитие.

Интерфейс программы WebTutor Administrator

О компании

Компания «ВЭБСОФТ» была основана в 1999 году и одной из первых в России занималась созданием системы для автоматизации процессов оценки и развития персонала. Первая версия системы WebTutor на платформе Lotus появилась в 2001 году, а версия на платформе Windows — в 2005. Затем в разные годы были разработаны дополнительные модули для подбора персонала, проведения вебинаров, управления талантами и развития карьеры. Сегодня компания Websoft продолжает развивать свою систему и активно участвует в развитии e-learning в России.

Алексей Корольков — создатель системы WebTutor и генеральный директор компании WebSoft

Основные возможности платформы WebTutor

Система позволяет создать и настроить корпоративный портал, на котором могут располагаться различные сервисы.

• Дистанционное обучение и тестирование сотрудников
• Проведение вебинаров
• Информирование сотрудников: новости, статьи, календарь мероприятий
• Сбор обратной связи: форумы, блоги, опросы, отзывы об обучении
• Формирование электронной библиотеки и базы знаний
• Подбор персонала
• Оценка персонала
• Управление талантами

Основные возможности СДО WebTutor:

• добавление пользователей и объединение их в группы, подразделения, организации;
• интеграция с системами кадрового учета (1С, Босс-Кадровик, SAP HR, Oracle EBS, Axapta, Navision);
• формирование библиотеки документов и мультимедийных материалов, поддержка форматов SCORM 1.2, SCORM 2004, AICC и Tin Can;
• создание тестов, импорт и экспорт тестов стандарта QTI;
• массовое назначение электронных курсов и тестов для групп, подразделений и организаций;
• обучение на мобильных устройствах;
• проведение и запись вебинаров;
• сопровождение очного обучения;
• мотивация пользователей к обучению с помощью элементов геймификации;
• формирование отчетов и анализ результатов обучения;
• обмен информацией между обучаемыми, преподавателями и экспертами (новостные ленты, форумы, блоги, чаты).

Стоимость

Стоимость СДО WebTutor не зависит от количества пользователей, она зависит от количества используемых модулей (цены на 1 июля 2017 года):

1. Управление порталом, Персонал, Администрирование, Тестирование — входят в любую конфигурацию поставки без дополнительной платы.
2. Дистанционное обучение — 150 тысяч рублей.
3. Оценка персонала — 235 тысяч рублей.
4. Учебный центр (автоматизация корпоративного учебного центра) — 235 тысяч рублей.
5. Управление адаптацией и кадровым резервом — 235 тысяч рублей.
6. Электронная библиотека — 150 тысяч рублей.
7. Управление знаниями — 235 тысяч рублей.
8. Виртуальный класс (проведение вебинаров) — 235 тысяч рублей.
9. Подбор персонала — 295 тысяч рублей.
10. Геймификация — 195 тысяч рублей.

Модули оплачиваются однократно, в стоимость входит годовая техническая поддержка. Со второго года техническая поддержка стоит 20% от стоимости приобретенных модулей.

При необходимости можно настроить дизайн портала за 45 тысяч рублей и интегрировать СДО с системой кадрового учета, учета пользователей и корпоративной почтой за 80 тысяч рублей. Стоимость дополнительных работ — 2500 рублей в час.

Потенциальные и реальные клиенты

Учебный портал с СДО WebTutor может быть интересен для холдингов и крупных компаний со сложной организационной структурой, которые планируют автоматизировать не только обучение сотрудников, но и процессы, связанные с подбором, оценкой и развитием персонала.

Системой WebTutor пользуются: Сбербанк, Альфа-Банк, Росгосстрах, Транснефть, МВидео, Магнит, Связной, Гарант и др.

Система глазами администратора

В этой главе рассмотрим ответы на основные вопросы, которые стоят перед администратором системы при первой встрече с СДО.

Как получить доступ к системе?

Познакомиться с системой WebTutor можно двумя способами:

1. Оформить заявку на сайте и получить дистрибутив бесплатной версии с ограниченным функционалом.
2. Связаться с компанией WebSoft и запросить временный доступ к учебному порталу и обучающим курсам по администрированию системы. Вам пришлют URL-адрес демонстрационного портала, дистрибутив программы для администрирования портала, логины и пароли для входа в систему, а также инструкцию по установке программы.

Чтобы начать пользоваться системой, воспользуйтесь полученной инструкцией.

Как добавить пользователей?

Администраторы системы могут добавлять пользователей с помощью программы WebTutor Administrator. Для этого необходимо войти в модуль «Персонал» и в разделе «Сотрудники» создать новую запись одним из способов, изображенных на скриншоте.

Также есть возможность импортировать сотрудников из списка (xls, csv, txt). Для этого необходимо:

• нажать одну из двух кнопок «Импорт сотрудников»
• выбрать файл списка
• установить настройки импорта;
• нажать кнопку «Запустить импорт».

Как объединять пользователей в группы и подразделения?

В WebTutor объединить пользователей можно двумя способами:

1. В группы по различным признакам.
2. В организации и подразделения.

Способ 1. Создать новую группу можно одним из трех способов, изображенных на скриншоте. Группы можно объединять в категории.

Добавить сотрудников в группу можно двумя способами:

1. Динамически. Для этого необходимо «Добавить условия…» для автоматической фильтрации и добавления сотрудников в группу.
2. Вручную. Для этого необходимо воспользоваться функцией «Выбрать сотрудников…»

Внутри группы можно создавать подгруппы.

Способ 2. Чтобы добавить сотрудника в подразделение, сначала необходимо убедиться, что организация, подразделение и должность уже созданы в системе. Если их нет, то сначала нужно создать организацию, затем — подразделение, затем — должность. Процесс аналогичен созданию новой записи о пользователе.

Чтобы назначить сотруднику должность и отнести его в соответствующее подразделение, при создании должности вписываем ее название и затем выбираем подразделение из списка или структуры.

Как добавить учебные материалы?

Загрузить электронные курсы в форматах SCORM и AICC в СДО просто — в модуле «СДО» необходимо нажать кнопку «Импорт курсов» и затем выбрать файл с компьютера.

Чтобы понять, как загрузить электронную книгу, презентацию или видео в СДО, пришлось просмотреть вебинар и прочитать Руководство пользователя Webtutor Administrator (700 страниц).

Загрузить обычные файлы в СДО можно двумя способами:

Способ 1. В модуле «Портал» в разделе «Настройки» в подразделе «Ресурсы базы» нажать кнопку «Новая запись» на панели или в контекстном меню.

Затем в открывшейся карточке ресурса нажать кнопку «Вставить файл».

Способ 2. В модуле «Электронная библиотека» в разделе «Разделы и материалы библиотеки» нажать кнопку «Новая запись» на панели.

В карточке нового материала библиотеки есть множество разных настроек. Для загрузки файла в СДО достаточно сделать два шага:

Шаг 1. В разделе «Общие сведения» ввести название материала.

Шаг 2. В разделе «Электронный документ» выбрать файл для загрузки.

Кому будут доступны загруженные материалы?

Настроить права доступа к учебным материалам можно в разделе «Доступ». Этот раздел есть в настройках любого учебного материала или курса.

Как создать тест?

Чтобы создать тест в WebTutor, в модуле «Тестирование» в разделе «Тесты» необходимо нажать кнопку «Новый тест» на панели или в контекстном меню.

В карточке теста в разделе «Общие сведения» можно изменить название, проходной балл, длительность и множество других настроек.

Чтобы приступить к созданию теста, сначала необходимо создать новый раздел в «Структуре теста».

Затем в контекстном меню можно выбрать:

• Вставить вопрос из списка — добавить вопрос из числа ранее созданных в СДО WebTutor и хранящихся в Базе вопросов;
• Вставить новый вопрос — создать новый вопрос в программе.

В разделе «Общие сведения» можно выбрать тип вопроса, сформулировать вопрос и варианты ответов. Доступно шесть типов вопросов:

• единственный выбор;
• множественный выбор;
• ранжирование;
• текстовый ввод;
• цифровой ввод;
• соответствие.

Текст вопросов и текст вариантов ответов можно форматировать: редактировать шрифт, добавлять ссылки, таблицы, картинки и т.д.

Как создать учебный курс (экспресс-курс)?

Чтобы приступить к созданию учебного курса в WebTutor, необходимо в модуле «СДО» в разделе «Электронные курсы» нажать кнопку «Новая запись» на панели или в контекстном меню.

Далее в открывшейся карточке электронного курса в разделе «Общие сведения» нужно ввести код и название новому курсу, а затем можно добавить в курс первый раздел. В качестве раздела можно выбрать:

• Модуль — добавление ссылки на раздел готового курса (список модулей располагается в блоке СДО — Электронные курсы — Учебные модули).
• Тест — добавление ссылки на готовый тест (список тестов располагается в блоке Тестирование — Тесты).
• Папка — не содержит учебных материалов, помогает организовать иерархическую структуру курса.
• Тест/Файл — создание текста с картинками, таблицами и рисунками или добавление ссылки на уже загруженный учебный материал.
• Учебная активность — учет таких активностей, как, например, написание сообщения в форуме, вступление в группу, участие в вебинаре, получение бейджа, достижение определенного уровня и др.

Чтобы добавить в новый курс учебный материал, который мы ранее загрузили в электронную библиотеку, нужно:

1. Добавить раздел Текст/Файл.
2. Ввести название файла.
3. Ввести «URL на объект», который можно скопировать из карточки ресурса (Портал — Настройки — Ресурсы).

Вместо URL-адреса можно выбрать «Материал библиотеки…».

Чтобы найти и выбрать в открывшемся списке нужный материал, можно воспользоваться поиском или фильтрацией.

Аналогичным образом в структуру курса можно вставить тесты и готовые учебные модули (разделы из других электронных курсов).

Как назначить пользователям учебные курсы?

Назначить курсы можно отдельному сотруднику, группе сотрудников и сразу нескольким группам сотрудников. Для этого их необходимо выделить в соответствующем списке в модуле «Персонал» и в контекстном меню выбрать «Назначить электронные курсы…».

Чтобы найти нужный курс в открывшемся списке, можно воспользоваться поиском или фильтром. Есть возможность выбрать и назначить сразу несколько курсов.

Как получить обратную связь от учащихся?

В модуле «Портал» можно создавать форумы, блоги, опросы, чаты.

Например, вот так выглядит карточка нового форума:

Как провести вебинар для пользователей?

Чтобы приступить к созданию вебинара, в модуле «Виртуальный класс» в разделе «Вебинары» нужно нажать на кнопку «Новая запись» на панели или в контекстном меню.

В карточке вебинаров множество настроек. Но если вы хотите быстро создать вебинар или видеовстречу, то достаточно:

• указать название;
• сделать мероприятие публичным, чтобы сотрудники видели вебинар у себя в календаре;
• разрешить вход без предварительной регистрации;
• нажать кнопку «Начать проведение».

Войти в вебинар необходимо уже через учебный портал, а не через программу администрирования. Найти список вебинаров можно в «Календаре учебных мероприятий», который располагается в разделе «Обучение и развитие».

Выбрав мероприятие в списке, ответственные за его проведение могут войти в вебинар, а также просмотреть заявки, редактировать список участников и настройки вебинара, назначать курсы и тесты участникам мероприятия, и выполнять ряд других операций.

Вот так выглядит вебинарная комната:

Как узнать результаты обучения каждого пользователя?

В каждом модуле есть раздел, позволяющий создавать соответствующие отчеты. Например, в модуле «Персонал» в разделе «Отчеты» есть четыре стандартных шаблона:

• по неучаствовавшим;
• по несертифицированным;
• по квалификациям;
• по показателям.

Чтобы сформировать отчет сотрудникам, которые не еще не изучили определенный электронный курс, учебную программу или тест, необходимо в настройках отчета «По неучаствовавшим» выбрать подразделение, группы или название должности, электронный курс и затем нажать на кнопку «Создать отчет».

Аналогичным образом можно создать отчет по электронным курсам в модуле «СДО».

В СДО WebTutor есть возможность создавать и настраивать собственные формы отчетов. Для этого необходимо воспользоваться конструктором отчетов, который располагается в модуле «Дизайнер» в разделе «Настраиваемые отчеты».

В настройках отчета можно добавить условия поиска информации и создать любой набор столбцов. Можно сохранить шаблон отчета в любом разделе (модуле).

Подробнее о том, как создать и настроить новый отчет, можно прочитать в Руководстве по настройке системы WebTutor (п. 3.10 Настраиваемые отчеты).

Краткие выводы

СДО WebTutor имеет богатый функционал — можно создавать сложные организационные структуры для управления сотрудниками, добавлять готовые электронные учебные курсы, создавать экспресс-курсы и тесты онлайн, а также любые виды отчетов. Есть возможность дополнительно приобрести модули для подбора и оценки персонала, а также для управления знаниями и развития карьеры.

Система имеет сложный и несовременный интерфейс администрирования — из-за большого количества разных подразделов, кнопок и настроек бывает непросто понять, как выполнить простую функцию (например, загрузить видеоролик в хранилище или создать нужный отчет). Чтобы разобраться с нуля, как всё работает, потребуется прочитать руководство на 700 страниц и посмотреть записи нескольких вебинаров.

Особенности СДО WebTutor:

• требуется свой сервер (Windows Server 2008 или выше);
• для администрирования СДО используется отдельная программа WebTutor Administrator;
• для установки, настройки и администрирования системы требуется квалифицированный ИТ-специалист;
• богатый дополнительный функционал: форумы, блоги, чаты, вебинары, конструктор отчетов, геймификация, редактор курсов, модули для подбора, оценки и развития карьеры персонала;
• стоимость зависит от количества модулей и не зависит от количества пользователей.

Недостатки СДО WebTutor:

• сложный и неудобный интерфейс системы администрирования — чтобы найти нужный функционал, пришлось подробно изучить руководство (700 страниц) и просмотреть записи вебинаров про каждый модуль;
• несовременный интерфейс учебного портала — доработка дизайна портала возможна, но за отдельную плату;
• высокая стоимость внедрения системы при необходимости обучать небольшое количество сотрудников (до 300 человек).

Бизнес-задачи, для которых подходит СДО WebTutor

Учитывая описанные выше особенности и недостатки WebTutor, можно сделать вывод, для каких бизнес-задач больше всего подходит эта система.

Подходит для:

• Непрерывное дистанционное обучение в крупных компаниях (более 300 сотрудников). Как правило, в крупных компаниях стараются организовать непрерывный процесс обучения. При этом важно иметь возможность загружать в СДО курсы, разработанные внешними компаниями в формате SCORM, и создавать учебные материалы силами внутренних экспертов компании. Руководителю сложно контролировать каждого сотрудника, поэтому система управления обучением должна уметь назначать учебные курсы целым организациям, подразделениям и отдельным проектным группам, а также автоматически формировать подробные отчеты.
• Активное вовлечение в обучение. Чтобы сотрудник не забросил обучение после первой инструкции в формате PDF на 700 страниц и скучного теста из 50 однообразных вопросов, можно пугать всех лишением премии (метод «кнута»), а можно использовать интерактивные формы обучения, систему рейтингов, бейджей, подарков и т.д. (метод «пряника»). В системе WebTutor есть множество инструментов, позволяющих сделать процесс обучения интересным.
• Комплексная оценка знаний и навыков. СДО — это лишь один из инструментов HR-менеджера, который с помощью различных тестов, тренажеров и симуляторов позволяет проверить уровень знаний сотрудников. Для автоматизации процесса проведения опроса делового окружения сотрудника по методу «360 градусов» в системе WebTutor есть модуль «Оценка персонала». Он также позволяет учитывать результаты работы аттестационных комиссий, проводимых в очной форме.

Может использоваться для:

• Обучение и оценка удаленных сотрудников. Например, в компании работает более 1000 человек. Большинство сотрудников работает в офисе или на производстве и проходят обучение в смешанной форме: есть база тематических электронных курсов и тестов, иногда проводятся вебинары с экспертами, периодически по будним вечерам и субботам проводятся семинары и тренинги для разных отделов. В компании также есть специалисты, которые работают удаленно: торговые представители, маркетологи, копирайтеры, IT-специалисты, аналитики и т.д. Вы бы хотели, чтобы они также принимали участие в обучении. Используя учебный портал, разработанный с помощью WebTutor, можно обучать сотрудников независимо от того, где они находятся.
• Обучение и сертификация партнеров. В рамках учебного портала можно обучать не только своих сотрудников, но и внешних партнеров. В WebTutor можно гибко настроить права доступа к определенным разделам портала и учебных курсам для разных организаций и сотрудников. Так вы сможете оперативно делиться с партнерами актуальной информацией о своих продуктах, услугах, скидках и акциях и при этом контролировать процесс их обучения.

Не подходит для:

• Дистанционное обучение в небольших компаниях (до 300 сотрудников). Ключевые факторы при выборе системы дистанционного обучения для многих компаний — простота использования, а также стоимость внедрения СДО. Если в компании необходимо обучать не более 300 человек в месяц, то разворачивать свой сервер, приобретать модули и нанимать отдельного сотрудника для администрирования СДО и управления учебным порталом может оказаться слишком затратным. В таком случае лучше присмотреться к более простым и современным облачным решениям (iSpring Online и TeachBase).
• Быстрый запуск обучения. Если необходимо быстро организовать обучение большого количества персонала в разных филиалах или даже разных городах, то WebTutor может оказаться слишком дорогим и сложным. Для этих целей больше подходят легкие облачные СДО.

На этом обзор закончен. Надеемся, что он был вам полезен и помог познакомиться с особенностями и возможностями WebTutor. Если у вас есть вопросы, замечания, дополнения к статье, пожалуйста, оставляйте их в комментариях.