Как создать и провести welcome-тренинг: пример презентации для новых сотрудников

Часто компании тратят много времени и сотни тысяч рублей на привлечение специалистов: нанимают эйчара, отсматривают тестовые, проводят несколько собеседований с каждым соискателем. Обидно, если кандидат подошёл по скилам и уже начал работать, но ушёл спустя пару недель.

Текучести среди новых сотрудников можно избежать, если правильно вводить новичков в команду и проводить welcome-тренинг. Разбираемся, как сделать тренинг, который ускорит адаптацию.  

В статье расскажем:

• Что такое welcome-тренинг и зачем он нужен.
• Как создать welcome-тренинг.
• Как в известных компаниях используют welcome-тренинги, чтобы быстрее адаптировать сотрудников. 

Что такое welcome-тренинг и зачем он нужен

Ещё 30–40 лет назад люди меняли работу всего один-два раза в жизни, поэтому у них было время адаптироваться и учиться «без отрыва от производства». Сейчас эксперты рекомендуют искать новое место каждые три-пять лет. С одной стороны, для сотрудника это новые возможности профессионального и карьерного роста, с другой — стресс и страх неизвестности. Чтобы сотрудники не увольнялись после испытательного срока или даже раньше, компании организуют вводные тренинги.

Welcome-тренинг — это процесс знакомства нового сотрудника с его обязанностями, коллегами и компанией в целом. Главная цель мероприятия — ускорить адаптацию новичков, снизить текучку и создать благоприятную атмосферу в коллективе. Чаще всего велком-тренинги проводят, если в компании:

• сотрудники часто увольняются в течение трёх месяцев после трудоустройства;
• одномоментно нанимают много персонала — например, на сезонную работу или при быстром росте компании;
• новым сотрудникам нужно изучить большой объём информации, например регламенты, техническую документацию, или знать наизусть скрипты.

Welcome-тренинги для новых сотрудников проводят в офлайн- или онлайн-формате — каждая компания выбирает удобный способ. 

Офлайн-тренинг — это очная встреча, когда все участники собираются в одном месте, например в офисе или на производстве. 

Онлайн-тренинг — обучение в электронном формате. Такой тренинг может быть синхронным и асинхронным. В первом случае участники в прямом эфире слушают спикера, смотрят презентацию и онлайн общаются друг с другом в чате. Например, вебинар — это синхронный онлайн-тренинг. 

Асинхронный формат — это заранее записанный курс, который сотрудники проходят с компьютера или телефона в своём темпе и в удобное время. Такой велком-тренинг для новых сотрудников можно сделать в виде презентации и отправлять её каждому участнику. Но удобнее использовать специальные системы для онлайн-обучения — LMS. Подробнее о платформе можно узнать из статьи «LMS — что такое система управления обучением?». 

У офлайн- и онлайн-тренингов есть свои плюсы и минусы. Мы описали их в таблице.

Как создать welcome-тренинг

Чтобы не испугать новичков объёмом и содержанием материала, важно проработать структуру и наполнение тренинга. Нет строгих требований, что должно быть в велком-презентации для новых сотрудников: всё зависит от приоритетов и целей компании. А чтобы с помощью тренинга добиться поставленных целей, действуйте по шагам. 

Разберём, как создать welcome-тренинг, на примере онлайн-формата. 

Шаг 1. Определите цели и задачи 

Цель — это конечный результат, к которому компания хочет прийти. Например, за полгода снизить текучку среди новых сотрудников на 80%. От цели зависит, что нужно включить в тренинг и как структурировать материал. 

У welcome-презентаций обычно три основных цели:

• Адаптировать сотрудника — свести к минимуму стеснение и неловкость, которые бывают у новичков. Для этого в курсе можно создать раздел с «бытовыми» вопросами и ответить на самые частые, например «Где можно пообедать?», «К кому обращаться, если закончилась бумага для принтера?», «В чём принято ходить на работу?».
• Передать знания — познакомить нового работника с компанией, ассортиментом, сотрудниками. Можно создать виртуальный рум-тур по всем подразделениям организации или «Галерею славы» — фотографии коллег и лучших сотрудников. 
• Мотивировать — «влюбить» новичка в компанию и показать ему возможности для роста. Важно объяснить сотрудникам, чего они могут добиться, и рассказать истории успеха — например, как рядовые менеджеры становились руководителями отделов.

В зависимости от ситуации в компании делайте упор на одной-двух целях. Например, если сотрудники увольняются в течение испытательного срока, возможно, они не адаптировались и из-за этого чувствуют дискомфорт. Значит, больше внимания нужно уделить погружению в корпоративную культуру, детальному знакомству с рабочими процессами. 

Чтобы достичь цели, нужно решить задачи — это пошаговые действия, которые помогают прийти к результату. В ходе welcome-тренинга можно решать следующие задачи:

• познакомить сотрудников с распорядком, создать справочник с «бытовыми» вопросами и ответами;
• провести виртуальную или реальную экскурсию по офису, производству, магазинам;
• рассказать об истории компании, её миссии и ценностях;
• передать информацию об ассортименте товаров или услуг;
• познакомить со структурой компании и будущими коллегами;
• рассказать о корпоративной культуре, традициях, возможностях для развития;
• проверить, как новички усваивают информацию.

Когда сформулировали цели и задачи, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Подготовьте материалы о компании

Важно сразу погрузить новичков в атмосферу компании. Чтобы это сделать, подготовьте ключевую информацию о бизнесе. 

Чем занимается компания. У новых сотрудников наверняка есть общая информация об организации: сфера деятельности и данные об основных продуктах. Для welcome-тренинга подготовьте более подробные сведения. Например, расскажите о полном ассортименте товаров или всех услугах, которые оказывает компания, опишите их преимущества. Так сотрудники сразу погрузятся в продукты и им будет легче ориентироваться, когда начнут работать.

Основные клиенты и партнёры. Включайте этот блок в презентацию, если компания сотрудничает с известными в отрасли или регионе контрагентами. Такая информация — плюс в копилку репутации бизнеса. Сотрудники будут гордиться тем, что работают именно здесь, и их мотивация повысится.

Основные конкуренты. Расскажите об их сильных и слабых сторонах. Так вы дадите понять, что уважаете конкурентов и стремитесь к честной борьбе — и сотрудники должны разделять эту позицию. А ещё новички смогут лучше узнать компанию. 

Чем гордится компания. Познакомьте новых сотрудников с наградами и достижениями компании, расскажите, в каких крупных проектах или конкурсах участвовал бизнес. 

Информация об обучении. Чтобы новички понимали, как они могут развиваться, расскажите о возможностях компании, например регулярных онлайн- и офлайн-курсах, тренингах или корпоративной библиотеке. Здесь же можно описать варианты вертикального и горизонтального карьерного роста.

Бенефиты для сотрудников. Обычно компании рассказывают о соцпакете уже в описании вакансии или на собеседовании. В welcome-презентации раскройте эту тему подробнее: расскажите не только о ДМС или корпоративном транспорте, но и о скидках на продукцию компании, оплату мобильной связи, подарках детям на Новый год. Если в компании применяют дифференциальный подход, в тренинге указывайте актуальную информацию для разных категорий сотрудников. Так у новичков не будет неоправданных ожиданий, а компанию не обвинят в пустых обещаниях.

Шаг 3. Проработайте структуру тренинга 

Структура зависит от целей тренинга, но обычно в презентацию включают пять основных разделов. Разберём подробнее, что входит в каждый из них.

Приветствие. Раздел задаёт тон всему обучению и погружает новичков в атмосферу компании. Даже если в организации принят строгий и деловой tone of voice, лучше сделать приветствие более тёплым и неформальным. Например, можно включить в презентацию маскота — фирменного персонажа компании. Ещё добавьте рассказ о том, что ждёт сотрудников в тренинге. Так новичкам будет проще настроиться на обучение.

Рассказ об истории, миссии, ценностях бизнеса. На этом этапе сотрудники должны почувствовать эмоциональную связь с компанией и понять, совпадают ли ценности и цели. Чтобы новички не заскучали, упрощайте информацию: используйте инфографику, забавные фото или корпоративные мемы. 

Знакомство с коллегами. В зависимости от структуры компании можно сделать несколько слайдов и разместить на них фото будущих коллег с рассказом об их зонах ответственности. Например, сначала познакомить новичка с сотрудниками его отдела, а затем рассказать о том, кто работает в бухгалтерии, отделе кадров и других смежных направлениях. 

Информация поможет новичкам сориентироваться, с кем им предстоит работать и к кому обращаться в разных ситуациях.   

Организационные моменты. В этом блоке разместите информацию, которая поможет новому сотруднику чувствовать себя комфортно в первый рабочий день и не попасть в неловкую ситуацию. Чем больше деталей расскажете, тем легче новичку будет адаптироваться. В тренинге постарайтесь ответить на такие вопросы:

• Во сколько начинается и заканчивается рабочий день? Есть ли перерывы и сколько они длятся? 
• Можно ли работать удалённо? Если да, то сколько дней в неделю и как будет контролироваться работа? 
• Как в компанию обращаются друг к другу: на «ты» или на «вы»?
• Принят ли дресс-код, и если да, то какой?
• Где можно пообедать: в столовой организации, принести с собой или нужно ходить в кафе?
• В какие дни выплачивают зарплату?
• Какие ещё есть правила: можно ли приводить детей, держать на рабочем столе цветы или ставить фото, работать со своим ноутбуком?

Раздел можно сделать интерактивным: с фотографиями, картинками и всплывающими иконками. Чтобы познакомить сотрудников с рабочим местом, добавьте видео с экскурсией по офису или производству.

Подготовка к первым рабочим дням. Новичок уже перед выходом на работу должен понимать: какая нагрузка его ждёт, надо ли ему участвовать в планёрках, личных встречах с наставником или руководителем, запланировано ли обучение на ближайший месяц. Распишите план и объясните, как сотрудник будет узнавать о мероприятиях: через руководителя, в корпоративном мессенджере или почте. 

Завершение тренинга. Не забудьте поблагодарить сотрудника за то, что он познакомился с компанией и теперь точно готов влиться в её ряды. А чтобы проверить, как он усвоил информацию, можно создать финальный тест.

Когда в компании создают welcome-тренинг, прежде всего ориентируются на сферу, количество сотрудников, которых принимают на работу, и должности, которые они займут в компании. 

Например, в Kapital Bank вводные презентации проводят для всех новых сотрудников. Welcome-курс называется «Добро пожаловать в нашу команду!». Цель тренинга — познакомить новичков с банком, корпоративной культурой, основными моментами, которые важно знать в первый месяц работы. 

Презентация доступна на платформе iSpring Learn. Новички получают доступ к ней в первый рабочий день. Программу, которую нужно пройти за месяц, разделили на три части: 

1. Знакомство с банком. Раздел начинается с видеоприветствия от председателя банка. Руководитель вкратце рассказывает о банке, корпоративной культуре и желает удачи. Затем из анимированных роликов и интерактивных материалов новички узнают о миссии и ценностях компании, знакомятся со структурой банка и руководителями отделов.
2. Корпоративная культура. В этом блоке сотрудникам рассказывают о правилах внутренней коммуникации, этическом кодексе компании, требованиях к информационной безопасности.
3. Интересно знать. Раздел посвящён кадровой политике банка. Сотрудникам объясняют, какие отпуска им положены, можно ли работать сверхурочно. Тут же новички знакомятся с основными продуктами компании.

Подробнее о том, как проводят welcome-тренинги в компании, читайте в статье «Kapital Bank: как мы первыми в стране перевели обучение 4000 сотрудников в онлайн».

Шаг 4. Наполните презентацию контентом 

Содержание welcome-тренинга зависит от его формата, должности нового сотрудника, принятого в компании стиля общения. 

Чтобы презентация была интересной и полезной, следуйте простым правилам:

• Излагайте информацию кратко и понятно — старайтесь, чтобы на одном слайде была одна ключевая мысль, разбивайте текст на блоки, избегайте сложных терминов.
• Делайте презентацию наглядной — добавляйте маркированные списки или иконки, используйте картинки, фото, графики, схемы. 
• Вовлекайте аудиторию — используйте открытые вопросы, предлагайте слушателям выбрать вариант развития событий.

В компании «БлинБери» к контенту для welcome-тренинга подошли креативно. Например, приветственное видео назвали «Слава богу, ты пришёл!». В ролике сотрудникам рассказывают о компании, продуктах и карьерных возможностях. 

Средний возраст поваров в «БлинБери» — от 19 до 22 лет. Чтобы сотрудникам было интересно учиться, их вовлекают в процесс маленькими заданиями и интерактивными кнопками — как в соцсетях. А для презентаций активно используют мемы и шутки, которые понятны молодёжи.

Подробнее о том, как создать welcome-тренинг для молодой аудитории, читайте в статье «Академия „БлинБери‟: как обучить 700 сотрудников и сэкономить своим франчайзи сотни тысяч рублей».

Собирать курсы можно в программах для создания презентаций, например в PowerPoint. Здесь есть готовые шаблоны, графики, можно вставлять собственные изображения и видео. Готовую презентацию загружают на корпоративный сайт или отправляют новичкам по электронной почте. Минус такого подхода в том, что презентацию нельзя сделать интерактивной, а значит, не получится вовлечь слушателей в процесс обучения.

Другой способ — использовать специальные конструкторы. Например, сервис iSpring Suite работает как надстройка над PowerPoint. В конструкторе доступны все возможности программы для создания презентаций и есть дополнительные функции. Например, можно создавать собственных персонажей, добавлять в тренинг тесты, диалоговые тренажёры, другие интерактивные элементы. Готовый курс загружают на компьютер, в YouTube или систему дистанционного обучения, которую используют в компании, — например, на iSpring Learn.  

Шаг 5. Проработайте дизайн

Если в компании есть брендбук, оформите welcome-презентацию в фирменном стиле. Брендбук — это руководство, в котором указано, какие цвета, формы, шрифты и изображения можно использовать для создания материалов о компании. Так новички будут сразу погружаться в корпоративную культуру.

Если брендбука нет, можно подключить фантазию. Однако важно не переусердствовать и не перегрузить слайды слишком яркими картинками, иначе сотрудники могут отвлекаться от основного материала.

Шаг 6. Подготовьте тест 

Проверка поможет новичкам закрепить материал, а вам — оценить, насколько сотрудники его усвоили. По итогам теста можно будет скорректировать тренинг и, если нужно, добавить в него новые разделы. 

В зависимости от объёма welcome-тренинга в него можно включить один финальный или несколько промежуточных тестов. Например, если в презентации меньше трёх блоков, достаточно итоговой проверки знаний. Когда разделов больше, лучше создать тесты по каждой теме. 

Чтобы проверка была объективной и действительно показывала, как новички справились с обучением, следуйте нашей инструкции.  

Определите цель тестирования. В welcome-тренинге это оценка знаний после обучения.

Проверьте материал для теста. Важно, чтобы там была информация, которую сотрудники точно изучили.

Выберите типы вопросов. Чтобы тест был интересным, комбинируйте разные варианты. Например: 

• верно/неверно, 
• единственный правильный ответ, 
• несколько правильных ответов, 
• распределить по порядку, 
• установить соответствие,
• заполнить пропуски,
• вписать свой ответ.

Продумайте формулировки вопросов и ответов. Важно, чтобы вопросы были понятными, без отрицания. А когда подбираете варианты ответов, используйте только однозначные формулировки.

Защитите тест от списывания. Это нужно, чтобы вы видели реальную картину: как новички усвоили материал, есть ли моменты, которые им непонятны. 

Чтобы защитить тест, можно использовать рандомизацию вопросов. Для этого создают базу, например, из 50 заданий, а сотруднику в случайной комбинации выпадают 20. Так новички не смогут передавать правильные ответы друг другу. 

Проведите пилотное тестирование на фокус-группе. Прежде чем выдавать доступ к тесту новичкам, проверьте на коллегах, как он работает. Например, попросите поучаствовать в опросе сотрудников из HR-отдела. 

Шаг 7. Загрузите welcome-тренинг в LMS

Когда курс будет готов, проверьте, что ничего не забыли, и добавьте тренинг на платформу.

LMS (Learning Management System) — это система управления обучением, в которую нужно загрузить онлайн-курсы и материалы для очных занятий. Каждый сотрудник компании получит доступ к своему личному кабинету на платформе. Результаты обучения сохранятся в LMS и будут доступны администраторам платформы.

Прежде чем выбирать конструктор курсов и LMS, проверьте, что они совместимы. Электронные учебные материалы обычно создают в форматах SCORM, Tin Can или cmi5. Если LMS поддерживает только SCORM, не получится добавить на неё курс, который выгрузили из конструктора в Tin Can, cmi5 или другом формате. 

Читайте также: Топ-5 редакторов электронных курсов

Пример велком-тренинга для новых сотрудников

Welcome-тренинги в разных форматах проводят и небольшие, и крупные компании. И если в маленькой организации можно собрать очную встречу или экскурсию, то в большой это сделать сложно. Вот какой выход из ситуации нашли в компании «Додо Пицца». 

Чтобы обучать пиццамейкеров, кассиров и управляющих в пиццериях по всему миру, в компании создали учебный портал. Разберём, как welcome-тренинг помогает адаптироваться новичкам-управляющим.

Цель курса — объяснить сотрудникам, как работает «Додо Пицца», почему важно соблюдать стандарты, а ещё «заразить» управляющих ключевыми идеями компании. Тренинг состоит из 38 разделов, и каждый слайд сопровождается видеокомментарием сотрудника компании.

Информация из тренинга постепенно погружает сотрудника в особенности компании. Например, в первой части «Партнёрство. Управляющая компания» рассказывают об истории бизнеса и объясняют, как устроена и работает франшиза «Додо Пиццы».

В «Додо Пицце» большое внимание уделяют единым стандартам: в приготовлении, обслуживании посетителей и управлении пиццерией. Этой теме посвящено несколько слайдов.

Чтобы слушатели сразу применяли знания на практике, в тренинг добавили тест. В нём всего один вопрос, но с его помощью можно проверить, как мыслит сотрудник.

Управляющим важно всегда быть в курсе новшеств и изменений — для этого в компании есть «База знаний». В тренинге рассказывают о возможностях платформы: дайджесте, курсах и календаре дел.

У компании есть закрытые группы в соцсетях, где сотрудники обсуждают насущные вопросы и нововведения. В тренинге новичкам рассказывают о правилах общения: одновременно в неформальной и уважительной манере.

Чтобы закрепить материал и перейти к следующим разделам, слушателям нужно пройти тест.

На изучение двух частей курса понадобится около 20 минут, а в конце новым сотрудникам нужно выполнить домашнее задание.

Коротко: как создать и провести welcome-тренинг

Welcome-тренинг — это вводное обучение, во время которого новые сотрудники знакомятся с компанией, корпоративной культурой, правилами работы, своими обязанностями. Цель мероприятия — ускорить адаптацию сотрудников, «влюбить» их в компанию и за счёт этого снизить текучку среди новичков.

Welcome-тренинг можно проводить очно или в онлайн-формате: у каждого варианта есть плюсы и минусы. Онлайн-курс удобнее тем, что компания может обучать новичков в любое время и в любом количестве. 

Чтобы мероприятие прошло успешно, действуйте по шагам:

• Определите цели и задачи тренинга.
• Подготовьте материала для курса.
• Проработайте структуру.
• Наполните презентацию контентом.
• Проработайте дизайн.
• Подготовьте тесты для проверки знаний.
• Загрузите тренинг на платформу — если проводите онлайн-мероприятие.

В презентации-знакомстве должны быть пять основных разделов: приветствие, рассказ о компании, знакомство с будущими коллегами, внутренние правила и порядки, подготовка к первым рабочим дням.  

Welcome-тренинг — это первый этап адаптации сотрудников. Дальше их ждёт погружение в специфику работы, обучение новым навыкам. Чтобы мотивировать работников к профессиональному развитию, создавайте курсы по такому же принципу, как welcome-тренинг.